Искусство общения или как писать деловые письма

  • 16 Октябрь 2011
  • Артем
  • 4 комментариев


В каждой сфере нашей жизни есть определенные, устоявшиеся правила, нарушать которые неуместно и неприлично. К примеру на деловой обед не придешь в драных джинсах и пиджаке неопределенного цвета. Также и в общении, нужно четко знать правила для того, чтобы произвести на собеседника хорошее впечатление. В данной статье я предлагаю ознакомиться с правилами делового общения и научиться тому как писать деловые письма.Итак, начнем учиться тому, как писать деловое письмо

1) Письма от Вашей организации  необходимо писать на специальных деловых бланках, содержащих контактные данные Вашей организации. В таком случае адресат сможет очень быстро с Вами связаться.

Важно: В деловом письме местоимения Вы, Вас, Вам и т.д. пишутся с большой буквы – это проявление уважения к собеседнику.

Такой бланк можно сделать в MS – Word: создайте поля (отступ слева – 3 см, отступ справа 3 см), используйте шрифт Times New Roman (на протяжении всего письма), если длина письма более листа оформите нумерацию в правом нижнем углу.

Также, придерживаясь искусства делового письма Вам необходимо создать шапку документа: в правом углу листа прописать  должность, фамилию, имя и отчество адресата и указать тему письма.

2) Далее оформляем обращение в виде «Уважаемый господин…» или «Уважаемая госпожа…». Обращение оформляется ниже шапки документа по центру.

3) Пишем вступление, здесь искусство делового письма нам подсказывает  раскрыть содержание нашего предложения или просьбы. Писать деловые письма необходимо используя шаблоны вида «Наша организация предлагает…», «Просим Вас», «Довожу до Вашего сведения» и т. д.

4) Основная часть: здесь раскрываем содержание нашего предложения. Главное – это логичность, точность и лаконичность. Не пишите семь слов, когда можно написать четыре и обязательно используйте конкретные показатели – числа, сроки, стоимость и т.д. К примеру. что получит ваш собеседник, если захочет подать бесплатное объявление на сайте pc01.ru. Главное логичность и демонстрация всех плюсов вашего предложения.

5) Подводим итоги: вот здесь Вам необходимо четко и ясно сформулировать свое предложение. Можно (даже желательно) использовать шаблоны вида «На основании вышеизложенного…», эта часть письма предполагает некий вывод, после которого собеседник должен прийти к какому – либо умозаключению.

После того, как само письмо закончено Вам следует привести в порядок прилагаемые к письму документы: выполнить нумерацию и сделать перечень необходимых бумаг и составить подпись, используя стиль вида «С уважением…». Здесь можно придумать что – то свое, оригинальное и запоминающееся. Вообще писать деловые письма необходимо четко и по образцу, а вот подпись можно придумать свою, она может выгодно показать Вас в глазах Вашего заказчика.

На всякий случай еще раз проверьте письмо на орфографические и пунктуационные ошибки. И смело отправляйте адресату.

Научиться тому, как писать деловые письма достаточно просто.

Спасибо за добавление этой статьи в:

Комментариев: 4

    • Юрий
    • Октябрь 17 2011 в 6:36

    целая система :) Но спасибо :)

    Ответить

    Tramp
    Ноябрь 10 2011 в 14:41

    Пожалуйста)

    Ответить

    • Макс
    • Ноябрь 10 2011 в 12:43

    Важно еще писать что Вы сможете дать или какие выгоды он получит взяв Вас на работу или согласившись на предложение!

    Ответить

    Tramp
    Ноябрь 10 2011 в 14:41

    Вы абсолютно правы.

    Ответить

Написать комментарий

  • rss
  • rss
  • rss
  • rss